Privacyverklaring

1. Wie we zijn en welke rol we hebben

Dialanta is software voor fitnessclubs en studio's, ontwikkeld en geleverd door 4Select ("wij"). We hebben twee rollen:

• Verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens van clubs als klant (contactpersonen, medewerkers, facturatie) en van bezoekers van onze eigen website.
• Verwerker voor gegevens van leads, leden en websitebezoekers van een club. De club is dan verantwoordelijk; wij verwerken die gegevens alleen in opdracht van de club, volgens de verwerkersovereenkomst. Vragen over die gegevens stel je het beste eerst aan je club.

2. Welke gegevens we verwerken

• Clubs en medewerkers: naam, e-mail, telefoonnummer, rol, werktijden, inloggegevens, betaal- en factuurgegevens van de club.
• Leads en leden (namens de club): naam, contactgegevens, geboortedatum, doel, lidmaatschap, betalingen en incasso, afspraken, aanwezigheid, berichten (WhatsApp, sms, e-mail, Messenger/Instagram), gespreksopnames en -verslagen van telefoongesprekken, en eventuele gegevens die iemand zelf deelt, zoals voeding- of trainingsinformatie.
• Websitebezoekers van clubsites met Dialanta: bezochte pagina's, bron, apparaat en chatberichten met de websitechat. Pas na het invullen van een formulier of chat worden deze aan een naam gekoppeld.
• Technische gegevens: IP-adres, browser, logbestanden en beveiligingsgebeurtenissen.

Gezondheidsgegevens (bijvoorbeeld blessures of medische vragen) worden alleen verwerkt als de betrokkene ze zelf deelt en de club ze nodig heeft voor begeleiding. Medische vragen worden altijd door een mens van de club beantwoord, niet door AI.

3. Doelen en grondslagen

• Leveren van de Dialanta-dienst aan de club — uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 b AVG).
• Facturatie, administratie en wettelijke bewaarplichten — wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 c).
• Beveiliging, misbruikpreventie en verbetering van de dienst — gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 f).
• Informeren van clubmedewerkers over gebruik, onderhoud, trainingen en nieuwe functies — gerechtvaardigd belang; afmelden kan altijd.
• Verwerkingen namens de club (leadopvolging, ledenbeheer, berichten) — op basis van de grondslag die de club zelf heeft, zoals overeenkomst of toestemming.

4. AI en automatische berichten

Dialanta gebruikt AI om berichten te schrijven, telefoongesprekken te voeren, gesprekken samen te vatten en adviezen te geven. Een betrokkene weet altijd dat hij met een AI-assistent van de club praat. AI neemt geen besluiten met rechtsgevolg (zoals het weigeren van een lidmaatschap); dat doet altijd een medewerker. We gebruiken klantgegevens niet om AI-modellen van derden te trainen.

5. Met wie we gegevens delen

We verkopen nooit gegevens en gebruiken gegevens van leads en leden niet voor eigen marketing. We delen alleen met de club en met subverwerkers die nodig zijn voor de dienst:

• Hosting, database en opslag (Lovable Cloud / Supabase, Cloudflare)
• Bellen, WhatsApp en sms (Twilio; WhatsApp via Meta)
• AI-taal- en spraakmodellen (via de Lovable AI Gateway, o.a. Google en OpenAI; ElevenLabs voor de AI-spraakagent)
• Websites (Duda) en social media (Meta: Facebook en Instagram)
• Betalingen en incasso (Mollie, Stripe)
• E-mailverzending

Als een subverwerker buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebeurt dat alleen met passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Facebook en Instagram

Als een club haar Facebook-pagina en Instagram-account koppelt, bewaart Dialanta de pagina-ID, accountnaam en een toegangssleutel. Daarmee plaatst Dialanta ingeplande berichten en ontvangt het reacties en privéberichten. Haalt de club de koppeling weg, dan wissen we de toegangssleutels direct. Een verwijderverzoek via Facebook verwerken we automatisch; je krijgt een code waarmee je de status kunt bekijken.

7. Bewaartermijnen

• Gegevens namens de club: zolang de club klant is; binnen 90 dagen na einde van het abonnement verwijderd of op verzoek teruggegeven, tenzij de wet langer bewaren verplicht.
• Leads die geen lid worden: zolang de club dat instelt; de club kan ze altijd verwijderen.
• Gespreksopnames: zolang de club ze nodig heeft, de club bepaalt dit.
• Facturen en administratie: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Technische logs: maximaal 12 maanden.

8. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen (TLS), toegangsbeperking per club en per rol, scheiding van gegevens tussen clubs, logging van toegang, regelmatige back-ups en minimale toegang voor ons eigen team. Een datalek melden we zonder onredelijke vertraging aan de club, zodat die binnen 72 uur kan melden bij de toezichthouder.

9. Cookies en tracking

Dialanta zelf gebruikt alleen functionele cookies en lokale opslag om je ingelogd te houden. De websitecode op clubsites meet bezoeken om leads beter te helpen; de club is verantwoordelijk voor het informeren van bezoekers en, waar nodig, het vragen van toestemming in haar cookiemelding.

10. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar, en je kunt toestemming altijd intrekken. Gaat het om gegevens die je club over je heeft, neem dan contact op met je club; wij helpen de club daarbij. Anders mail je naar support@dialanta.com. We reageren binnen één maand. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (Nederland) of de Gegevensbeschermingsautoriteit (België).

11. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De datum bovenaan laat zien welke versie geldt. Bij belangrijke wijzigingen informeren we clubs vooraf.